Zeszyt w portierni to niestety klasyka i większość firm zaczyna właśnie od tego, dopóki nie trafi się pierwsza poważniejsza kontrola albo, co gorsza, wypadek z udziałem osoby z zewnątrz. Wtedy okazuje się że dane są nieczytelne, niepełne albo w ogóle nie ma potwierdzenia że gość przeszedł jakiekolwiek szkolenie, a to pierwsze pytanie jakie pada podczas wyjaśniania takiej sytuacji. Sensowne jest rozbicie tego na etapy, czyli wcześniejsza rejestracja wizyty zanim gość w ogóle pojawi się na miejscu, krótkie szkolenie BHP dopasowane do charakteru wizyty zakończone testem, przypisanie odwiedzającego do konkretnej osoby odpowiedzialnej za jego pobyt oraz dokumentacja pozwoleń na pracę jeśli wizyta wiąże się z pracami technicznymi. Kluczowe jest też żeby wszystkie te dane trafiały w jedno miejsce, bo jeśli część jest w portierni, część w mailach, a część w kalendarzu pracownika zapraszającego, to podczas kontroli i tak trzeba to wszystko ręcznie odtwarzać. Kilka tipów jest na tej stronie https://utrzymanieruchu.pl/wizyty-gosci-kontrahentow-podwykonawcow-5-krokow-do-systemowego-procesu/