Zewnętrzny audyt ujawnił nieprawidłowości w Urzędzie Gminy

Nietransparentna procedura wyboru wykonawców gminnych inwestycji, braki w dokumentacji, naruszenie dyscypliny finansów publicznych w zakresie audytu wewnętrznego, a nawet brak systemu rejestrującego korespondencję przychodzącą i wychodzącą z urzędu – to niektóre z ustaleń zewnętrznych audytorów, który badali wybrane zakresy działalności Urzędu Gminy Łukowica w latach 2014 – 2018.

Audytorzy przeprowadzili dwie dwudniowe wizyty w urzędzie, w kwietniu oraz w maju. Swoim badaniem objęli działalność urzędu w poprzedniej kadencji, w latach 2014 – 2018.

Audyt w szczególności obejmował zakres zamówień publicznych w oparciu o PZP, wydatków na kwoty poniżej progu objętego PZP, zarządzania mieniem komunalnym czy systemu kontroli wewnętrznej. Oprócz tego, audytorzy dokonali przeglądu zawartych umów na obsługę zewnętrzną w Urzędzie Gminy, Gminnym Ośrodku Kultury oraz Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej, a także analizy arkuszy organizacyjnych placówek oświatowych gminy, sprawozdań finansowych z wykonania planu wydatków budżetowych i ogólnej sytuacji finansowej. 

Audyt zewnętrzny w Urzędzie Gminy Łukowica i jednostkach podległych wykonała warszawska spółka Aesco Group. Została ona wyłoniona w wyniku przeprowadzenia zapytania ofertowego skierowanego do trzech firm audytorskich mających swoją siedzibę poza terenem województwa małopolskiego. Z odpowiedzi na nasze pytania, udzielonej przez Urząd Gminy Łukowica, wynika że całkowite wynagrodzenie umowne wykonawcy audytu wyniosło 61 tys. zł netto.

Franczyza dla małych miast – jakie oferty sprawdzą się w lokalnych społecznościach? Pasywa, czyli zobowiązania

Zamówienia publiczne

Autorzy opracowania negatywnie oceniają procedurę wyłaniania wykonawców w ramach zamówień, które zostały poddane weryfikacji. - Procedura wyboru wykonawców jest w ocenie audytora wielce nietransparentna – czytamy w prezentacji wyników audytu. 

W każdym z poddanych weryfikacji postępowań za lata 2014-2018, samorząd nie dysponuje pełną „ścieżką audytu” stosowania procedury wyłonienia wykonawcy. Negatywnie oceniono fakt braku należytego dokumentowania przez urząd wszelkich czynności w ramach realizowanych postępowań, tj.: potwierdzenia wysłania zapytania ofertowego do wykonawców, potwierdzenia wpływu ofert wykonawców czy stosowania jednolitych formularzy ofertowych. Jedynym śladem rewizyjnym dokonanych czynności jest sporządzony przez urząd protokół zamówienia publicznego. Każdorazowo protokół zamówienia publicznego zatwierdzany był przez wójta przy kontrasygnacie skarbnika. 

Stwierdzono przy tym, iż na poziomie Urzędu Gminy w Łukowicy, w okresie poddanym badaniu, nie funkcjonował system obiegu dokumentów, gwarantujący rejestrację pism przychodzących i wychodzących z urzędu. 

Co ciekawe, odnotowano zlecanie realizacji zadań wybranej grupie stale powtarzających się wykonawców – czterem firmom. Gmina w większości postępowań nie przekazywała zapytań ofertowych innym wykonawcom, poza wspomnianą czwórką. 

Mienie komunalne

W ramach czynności audytowych weryfikacji poddano umowy na wynajem lokali użytkowych, dokumentację dotyczącą sprzedaży bezprzetargowej oraz sprzedaży przetargowej gminnego mienia. W wyniku przeprowadzonych czynności audytowych nie stwierdzono nieprawidłowości. 

Jedyne zastrzeżenie audytorów dotyczy zapisów uchwały z 2009 r., w której wskazano, iż „Rada Gminy upoważniła Wójta do oddania w najem, dzierżawę, nieruchomości gruntowych oraz lokali użytkowych na czas oznaczony dłuższy niż 3 lata, jednak nie dłuższy niż 10 lat”. Może to być jednak niezgodne z ustawą o gospodarce nieruchomościami, w orzecznictwie wskazano bowiem, że uprawnienia wynikające z przytoczonego przepisu ograniczają się do wyrażenia zgody na odstąpienie od przetargowego trybu w konkretnym przetargu, wskazanym we wniosku wójta. Tak więc każdorazowe odstąpienie od przetargu wymaga zgody w uchwale rady gminy, a zgody nie można wyrażać „na przyszłość”. 

Audyt wewnętrzny

W ramach przeprowadzonych czynności audytowych stwierdzono, iż w latach 2016-2018 kwota dochodów i przychodów lub kwota wydatków i rozchodów przekraczała progi zobowiązujące wójta do prowadzenia audytu wewnętrznego. Tymczasem, w Urzędzie Gminy Łukowica w latach 2016-2018, pomimo obowiązku ustawowego, nie był prowadzony audyt wewnętrzny. Według autorów opracowania, stanowiło to naruszenie dyscypliny finansów publicznych. 

Zasoby ludzkie

Z ustaleń audytorów wynika, że pracownicy gminy realizują zadania z wielu obszarów merytorycznych, a struktura organizacyjna urzędu nie ma charakteru wydziałowego. Taka sytuacja powoduje, że na jednym stanowisku pracy łączone są zadania z różnych obszarów zadań gminy, przy relatywnie niskiej liczbie pracowników urzędu. 

Dlatego audytorzy za niezbędne uznali zwiększenie obsady kadrowej w wymiarze 6-8 etatów i sugerują, że należy rozważyć wprowadzenie struktury wydziałowej, która powinna objąć w szczególności obszary inwestycji, budownictwa, planowania przestrzennego i gospodarki nieruchomościami. 

Komisja Rewizyjna

Po przeprowadzonym audycie okazało się, że w Urzędzie Gminy nie ma żadnej dokumentacji potwierdzającej działalność Komisji Rewizyjnej w latach 2014-2018 oraz w roku 2019. 

W raporcie z audytu można wyczytać, że „z informacji uzyskanych od obecnego przewodniczącego Komisji Rewizyjnej wynika, iż całość dokumentacji powinna znajdować się w zasobach gminy, a aktywność komisji w latach 2014-2018 sprowadzała się do posiedzeń komisji łączonych”. Podkreślono przy tym, że w latach 2017-2019 na funkcjonowanie tej komisji wydano łącznie prawie 29 tys. zł. 

Analiza umów GOPS i GOK

W tym zakresie audytorzy nie stwierdzili żadnych nieprawidłowości, np. wydatków niecelowych czy wydatków nie powiązanych bezpośrednio z realizowanymi przez jednostkę zadaniami. W badanym obszarze nie wydano żadnych zaleceń. 

Oświata

Na koniec roku 2018 powstały na poziomie poszczególnych placówek oświatowych gminy Łukowica zobowiązania wymagalne w łącznej kwocie ponad 613 tys. zł. 

Audytorzy wskazali na słabość funkcjonujących mechanizmów kontrolnych oraz słabość systemu monitorowania stopnia realizacji planów finansowych gminnych jednostek oświatowych, zarówno na poziomie ZOE, jak również na poziomie Urzędu. W raporcie podkreślono, iż „o trudnej sytuacji finansowej w 2018 r. informowali poprzedniego wójta gminy dyrektorzy szkół, główny księgowy oraz dyrektor ZOE. Informacje były przekazywane ustanie, czasami w obecności skarbnika gminy, ale poparte wyliczeniami głównego księgowego”.

– Zaistniała sytuacja wskazuje jednoznacznie na naruszenie dyscypliny finansów publicznych przez dyrektorów poszczególnych placówek oświatowych oraz dyrektora ZOE, w zakresie dopuszczenia do wystąpienia zobowiązań wymagalnych, wynikających z nieterminowego opłacenia podatku dochodowego od osób fizycznych, składek na ubezpieczenia społeczne, składek na ubezpieczenie zdrowotne, składek na Fundusz Pracy, składek na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych oraz odsetek z tytułu niewykonania w terminie zobowiązania jednostki sektora finansów publicznych – czytamy w prezentacji. 

Według audytorów, należy dokonać urealnienia kosztów funkcjonowania obszaru oświaty na poziomie gminy Łukowica, celem opracowania planów finansowych samorządowych jednostek oświatowych na rok 2020. 

Struktura organizacyjna

Urząd Gminy w Łukowicy ma nie tylko braki kadrowe. Jak ustalono, nie wszystkie zadania własne gminy zostały przypisane pracownikom urzędu. Pominięte zostały takie kwestie, jak działalność w zakresie telekomunikacji, ochrona zdrowia, pomoc społeczna czy edukacja publiczna i inne.

(Fot.: UG Łukowica)