Rejestracja aktów stanu cywilnego – jak było kiedyś, a jak jest teraz?

Od 1 marca działa elektroniczna baza, do której sukcesywnie są wprowadzane wszystkie akty stanu cywilnego. Do tej pory taka baza – wspólna dla całego kraju – nie istniała.

Dokumentów (aktów urodzenia, małżeństwa i zgonu), które będą wprowadzone do bazy, jest około 90 mln. Część z nich znajduje się w księgach papierowych, a część w stworzonych przez gminy elektronicznych aplikacjach wspierających.

Przed 1946 r. rejestracji urodzenia, ślubu czy zgonu dokonywano w wyznaniowych księgach metrykalnych. Dopiero po 1946 r. możemy mówić o świeckiej rejestracji aktów stanu cywilnego. W urzędach stanu cywilnego w Polsce przechowywane są nawet 100-letnie akty urodzenia, małżeństwa czy zgonu.

Księgi metrykalne

Przed 1 stycznia 1946 r. na obecnych ziemiach polskich rejestracji urodzenia (chrztu), ślubu i śmierci dokonywano w księgach metrykalnych prowadzonych dla poszczególnych wyznań np. prawosławnego, ewangelickiego, rzymskokatolickiego czy mojżeszowego. W zależności od okresu i miejsca, w których akty i metryki zostały wytworzone, zachowały się księgi prowadzone w języku niemieckim (pisane gotykiem), rosyjskim (cyrylicą) oraz po łacinie.

W drugiej połowie lat 40-tych XX w. księgi metrykalne prowadzone przez duchownych związków wyznaniowych lub inne uprawnione osoby zostały przekazane właściwym dla ich miejsca położenia urzędom stanu cywilnego. Wyjątkiem są księgi metrykalne z terenów byłej II Rzeczypospolitej (tzw. tereny zabużańskie), które przechowywane są w Urzędzie Stanu Cywilnego m.st. Warszawy. Zbiory te obejmują księgi wyznań chrześcijańskich - niektórych parafii rzymskokatolickich, ewangelickich, prawosławnych, a nawet ormiańskich oraz wyznania niechrześcijańskiego tj. niektórych izraelickich urzędów metrykalnych m.in. z byłych województw wschodnich: białostockiego, lwowskiego, stanisławowskiego, wołyńskiego, tarnopolskiego, poleskiego, nowogródzkiego. Łącznie zgromadzono ponad 600 ksiąg.

Księgi metrykalne prowadzono w układzie tabelarycznym lub narracyjnym. Zawierają one nie tylko informacje o rodzaju zdarzenia oraz osobach w nim uczestniczących, ale również szereg informacji cennych dla potomnych czy genealogów np. wyznania, zawody, numery ksiąg hipotecznych domów, w których doszło do narodzin lub zgonów, imiona i nazwiska rodziców chrzestnych, informacje o intercyzie, zmianie wyznania, informacje o sakramentach (np. bierzmowaniu).

Świecka rejestracja stanu cywilnego

Od 1 stycznia 1946 r. w Polsce obowiązuje świecka rejestracja stanu cywilnego. Polega ona na ewidencjonowaniu - w postaci aktów stanu cywilnego - urodzeń, małżeństw i zgonów niezależnie od obywatelstwa osoby.

Wszystkie dokumenty, które są podstawą sporządzenia aktu urodzenia, małżeństwa i zgonu stanowią tzw. akta zbiorowe i – co do zasady - nie podlegają zwrotowi. Mają charakter dokumentów wieczystych. Zarówno księgi stanu cywilnego, jak i akta zbiorowe przechowywane są w urzędach stanu cywilnego przez okres 100 lat (akty urodzeń) oraz 80 lat (akty małżeństw i zgonów). Okresy te liczone są od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpiło sporządzenie aktu stanu cywilnego.

Następnie przekazywane są do właściwych ze względu na położenie urzędu stanu cywilnego archiwów państwowych (np. księgi stanu cywilnego z Urzędu Stanu Cywilnego w Nidzicy po upływie wskazanych okresów przekazane będą do Archiwum Państwowego w Olsztynie). Wyjątek stanowią księgi z terenów byłej II Rzeczypospolitej przechowane w Urzędzie Stanu Cywilnego m.st. Warszawy - są one przekazywane do Archiwum Głównego Akt Dawnych (AGAD) w Warszawie, najstarszego publicznego archiwum w kraju.

Odpisy wydawane na podstawie ksiąg stanu cywilnego

Z ksiąg urodzeń, małżeństw i zgonów posiadanych przez urzędy stanu cywilnego wydawane są odpisy zupełne i skrócone aktów (w tym wielojęzyczny odpis skrócony). Dotyczy to zarówno ksiąg metrykalnych przejętych z kościołów i związków wyznaniowych, jak i ksiąg świeckich prowadzonych po 1 stycznia 1946 r.

Poszukując aktów stanu cywilnego swoich przodków, które były sporządzone przed 1 stycznia 1946 r., warto podać wyznanie osoby i prawdopodobne miejsce zdarzenia, np. jeśli osoba urodziła się w 1928 r. w Gdańsku, ale była chrzczona w Parafii Świętego Jakuba w Warszawie, jej akt urodzenia będzie znajdował się w Urzędzie Stanu Cywilnego m.st. Warszawy, który przejął księgi z tej parafii.

Może okazać się, że dana księga znajduje się wyłącznie w parafii, nie ma jej natomiast w Urzędzie Stanu Cywilnego. Wówczas istnieje możliwość wpisania tzw. wypisu otrzymanego z parafii do ksiąg urzędu stanu cywilnego, a następnie otrzymanie odpisu skróconego lub zupełnego tego aktu. Należy pamiętać, ze wyłącznie dokumenty wydawane przez uprawnione do tego celu podmioty mają pełną moc dowodową i mogą być użyte w obrocie cywilno-prawnym.

Warto również dodać, że do wydawanych obecnie odpisów aktów stanu cywilnego stosuje się zasady wynikające z obowiązującej ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego, co oznacza, że używane w rejestracji wyznaniowej zasady, zwroty oraz kalendarz (juliański i gregoriański) są dostosowane do obecnie obowiązujących.

Zmiany po 1 marca

1 marca br. ruszył System Rejestrów Państwowych, który połączył w jeden system najważniejsze polskie rejestry. Tego samego dnia weszła w życie nowa ustawa Prawo o aktach stanu cywilnego wprowadzająca elektroniczny sposób prowadzenia rejestracji stanu cywilnego. Dzięki zmianom powstała ogólnopolska baza aktów stanu cywilnego, która od 1 marca br. będzie sukcesywnie napełniana. Oznacza to, że np. odpis aktu urodzenia możemy odebrać w dowolnym urzędzie stanu cywilnego na terenie kraju, a nie jak do tej pory w miejscowości naszego urodzenia.